Если вы планируете коммерческий event, начните подготовку с составления бизнес-плана.
Бизнес-план поможет вам сосредоточиться на целях мероприятия, раскрыть финансовые возможности и потенциалы, а также спланировать ресурсы и производственную структуру, необходимые для его реализации.
Это незаменимый инструмент для привлечения сторонников, мобилизации денежных ресурсов и оценки успешности проведенного мероприятия.
Бизнес-план можно быть использован и для текущих мероприятий в качестве стратегии их долгосрочной реализации в ближайшие три-пять лет.
В этой статье вы узнаете, какую информацию должен содержать ваш план, и как её лучше организовать.
Титульная страница
Определите основные разделы (присвойте им порядковый номер, а также название для ясности) и подразделы.
Резюме
Резюме должно содержать подробный обзор event`а. Своего рода презентация, доведенная до совершенства, резюме познакомит читателя с вами и вашим событием и объяснит ему, зачем читать документ до конца (если резюме предназначено для внутреннего пользования, оно, разумеется, может быть составлено в более неформальном стиле).
Объем документа должен быть не менее одной страницы, но не более 10% от всего плана. И, несмотря на то, что резюме находится в начале документа, написать его стоит в последнюю очередь, чтобы более точно отразить все содержание. О чем следует помнить при его написании?
- Начните с основной информации. Что это за мероприятие? Когда и где оно будет происходить?
- Объясните, почему создано мероприятие и на кого оно ориентировано.
- Какова миссия вашего мероприятия? Каковы его задачи? Чем оно выгодно заинтересованным сторонам/сектору/сообществу?
- Предоставьте информацию о себе как о разработчике и о других лицах, вовлеченных в проект. Расскажите, кто составил бизнес-план, какова цель плана.
- Предоставьте информацию о предполагаемых доходах и расходах. Не вдавайтесь в подробности, достаточно будет столбчатой диаграммы, иллюстрирующей предполагаемый рост в ближайшие три года.
- И наконец, опишите план мониторинга прогресса.
Раздел 1 — История разработки
Кто мы — предоставьте общие сведения о команде проекта и опишите имеющийся опыт. С какими проектами вы работали в прошлом? Какие у вас достижения?
История мероприятия — если это первый год существования проекта, расскажите, как появилась идея его создания и на какой сектор он ориентирован.
Для существующих event`ов, расскажите, когда и зачем они были запущены, где проводились, кого они привлекают и как развивались, включая важнейшие события.
Раздел 2 — Обзор мероприятия
Миссия — опишите основную цель мероприятия и каких результатов вы надеетесь достичь в ходе реализации проекта (долгосрочный перспективы лучше описать позднее).
Ключевые задачи и результаты — определите задачи и стратегию их осуществления, объясните, как они помогут в осуществлении миссии. Убедитесь, что руководствуетесь принципом максимальной эффективности SMART: цели конкретные, измеримые, достижимые, разумные, укладывающиеся во временные рамки.
Event — опишите мероприятие и его программу подробнее. Для текущих мероприятий опишите новые планы и процессы развития.
Целевой рынок — укажите, на какую аудиторию или покупателей (если такие имеются) вы ориентированы. Для запущенных мероприятий опишите текущую аудиторию и планы роста и развития.
Заинтересованная сторона — расскажите о ключевых участниках, степени их вовлечения и выгоде от проекта. Как работа с вами соотносится с их стратегиями.
Раздел 3 — План развития
Перспективы — опишите долгосрочные перспективы мероприятия и конкретные цели, например международный запуск проекта.
Стратегическое развитие — опишите развитие проекта через год после запуска. Как будут реализованы основные цели и задачи? Каковы сроки и кто несет ответственность за осуществляемую деятельность?
Анализ ССВУ — обозначьте сильные и слабые стороны проекта, а также возможности или угрозы, с которыми он может столкнуться.
Конференц-зал на 250 мест в Москва-сити!
Раздел 4 — Требования
Помещения — список объектов, необходимых для реализации мероприятия: место проведения, проживание, питание, техническое обеспечение.
Услуги — список необходимых услуг, таких как кадровое состав, транспорт, здравоохранение, безопасность и прочее. Опишите, кто будет предоставлять эти услуги.
Производство — опишите необходимое оборудование: энергия, ограждение, звук, освещение, визуальные эффекты и прочее.
Юридическая сторона, страхование — опишите документацию и лицензии, необходимые для реализации события.
Раздел 5 — Маркетинг и коммуникация
Ориентация — как вы представите свое предложение публике.
Продукт — опишите, что мероприятие может предложить участникам, а также средства, которые вы будете использовать, чтобы сделать его более привлекательным.
Цена — разъясните свою ценовую стратегию.
Удобство — расскажите, как сделать мероприятие более доступным для публики (распределение билетов, время и место мероприятия).
План подготовки и проведения мероприятия
1.1 КВН «День Наума Грамотника» проводится в рамках годового плана школьной библиотеки для учащихся 7 класса
1.2 Организаторами КВН являются студенты-практиканты 2 курса ККБТ.
2. Цель
Развитие творческой активности учащихся.
3. Задачи
Расширить кругозор учащихся;
Способствовать творческому развитию детей ;
2. - педагог библиотечного техникума
3. - зав. библиотекой
Программа подготовки КВН
Проведение КВН
Сценарий проведения КВН
Здравствуйте, ребята!
Давайте устроим сегодня праздник - День Грамотея. Пусть сегодня звучат шутки и царит веселье. Предлагаем вам создать три команды, пусть каждая придумает название для своей команды и выберет капитана. И мы проведем праздник знаний «Веселый грамотей».
Издревле на Руси был покровителем ребят-учеников Святой пророк Наум и 14 декабря день памяти Наума Грамотника. Тогда совершался обряд посвящения в ученики. Ко дню Наума Грамотника они уже могли показать свои первые успехи: «Батюшка Наум, наведи на ум!». Пословицы и поговорки, посвященные грамотности, показывают, как высоко ценили ее наши предки.
А сейчас разминка, продолжить пословицы:
Ученье - свет,.............(а не ученье - тьма)
Век живи,......................(век учись)
Чтение-..........................(лучшее учение)
Конкурс «ТЕАТРАЛЬНЫЕ ПРОБЫ»
Первый конкурс называется «Театральные пробы». Для этого нам понадобится 4 человека из одной команды и по 3 человека из других команд. Вам предлагается подготовить миниатюры по выбранным текстам. А пока они будут готовиться, мы проведем второй конкурс в виде викторины. (См. Приложение)
Конкурс «ВИКТОРИНА»
За каждый правильный ответ команда получает по одному баллу. Просим жюри следить за количеством правильных ответов каждой команды.
1 В каком городе жил Карлсон? (Стокгольм)
2 Кто явился причиной смерти князя Олега в произведении «Песнь о вещем Олеге»? (Змей)
3 Что затеяли Мартышка, Осел, Козел и косолапый Мишка? (Сыграть квартет)
4 Как называется шоколадное дерево? (Какао)
5 Как называется рыба напоминающая шахматную фигуру? (Морской конек)
6 Какая наука изучает ископаемых животных? (Палеонтология)
7 Сколько ног у паука? (Восемь)
8 Какой пигмент окрашивает листья в зеленый цвет? (Хлорофилл)
9 Какое животное изображено на эмблеме Всемирного фонда дикой природы? (Панда)
10 Как называется высшее достижение искусства? (Шедевр)
11 Как называется небольшая доска, на которой художник смешивает краски? (Палитра)
12 Древнегреческий математик? (Пифагор)
13 Что означает слово «геометрия»? (Землемерие)
14 Назовите простейший из многоугольников? (Треугольник)
15 Назовите первое число натурального ряда? (Один)
16 Как называются условные знаки для обозначения чисел? (Цыфры)
17 Назовите какого химического элемента состоит из названий животных? (Мышь-як)
Как называется смесь, состоящая из дыма, пыли и тумана? (Смог)
20 Какого рода слова: «тюль», «кофе», «шампунь»? (Мужского)
21 Наука о красивом письме? (Каллиграфия)
22 Какую фамилию носил Петр 1 ? (Романов)
23 Что является эмблемой государства? (Герб)
24 А символами? (Герб, флаг, гимн)
25 Назовите дату начала Второй мировой войны. (1.09.1993)
(22.06.1941-Великая Отечественная Война)
26 Как называется группа островов? (Архипелаг)
27 Как называется самая большая по площади пустыня? (Сахара)
28 Как называется водная оболочка Земли? (Гидросфера)
Жюри подводит итоги этого конкурса.
А теперь возвращаемся к конкурсу №1 «Театральные пробы».
(Ребята показывают почти импровизированные (всего 5 мин. на подготовку) мини-сценки из школьной жизни)
Конкурс«СТАРАЯ СКАЗКА О НОВОМ»
В следующем конкурсе участникам из команды предлагается вытянуть карточку с заданием, в котором будет написано какое-либо произведение, которое участник должен показать, не говоря при этом ни слова. А команды должны угадать произведение (героя).
2 Колобок
4 Золотая рыбка
5 Маленький принц
6 Красная шапочка
А теперь попросим жюри выбрать наиболее интересное выступление и поставить баллы.
Конкурс«ВОПРОСНЫЙ ВИНЕГРЕТ»
А сейчас капитаны подойдут и вытянут по одному вопросу, и прочитают, а команды должны будут интересно и смешно ответить на него. На обсуждение дается одна минута.
1 Что будет, если ученики начнут учиться с удовольствием?
(Учителя пойдут им навстречу и продлят это удовольствие еще на один год)
2 Зачем волку такие острые зубы?
(Чтобы зайцы не забывали, зачем им такие быстрые ноги)
3 Как обеспечить безопасность Красной Шапочке?
(Просто маме подарить вместо красной шапочки голубую береточку)
4 Отчего жизнь у веселого молочника такая веселая?
(Много пьет молока).
Все команды хорошо справились с заданием, просим жюри подвести итоги конкурса.
На этом наш КВН заканчивается...Просим жюри подвести итоги всех конкурсов. Награждение победителей. Всем спасибо.
Конкурс 1«ТЕАТРАЛЬНЫЕ ПРОБЫ»: приложение
(из книги: Ермолаев спектакль: для дошкольного возраста - М.: Малыш, 1992)
Два пирожных.
Герои: мама, Наташа, Оля.
Мама - Помогите-ка мне, дочки, вымыть посуду.
(Наташа читает книгу, Оля лепит из пластилина булочки, крендельки. Оля пошла на кухню)
Наташа Я тоже сейчас приду, только страничку дочитаю. Такая интересная книга, прямо не оторвешься!
Оля (вернулась) Что же ты не идешь, мы с мамой уже почти всю посуду вымыли.
Наташа А меня здесь нет. Я сейчас плыву в лодке по реке Конго. Вокруг меня пальмы, тропические лианы, попугаи, мартышки…
(Оля ушла. Вернулась с тарелками, убрала их в буфет , принялась за лепку)
Наташа Ну, вот я и дома. (Оле) Чем это ты губы вымазала?
Оля Кремом. Я два пирожных съела. Одно за себя, а другое за тебя.
Наташа Зачем же за меня?
Оля Мама сказала.
Мама (пришла с кухни) Мы с Олей решили, что еще неизвестно, когда ты вернешься из Африки: Африка-то далеко, а пирожное с кремом может испортиться.
«Навестили»
Герои: Толя, Костя, Андрей
(Больной Толя с завязанным ухом сидит дома. Звонок в дверь. Пришли одноклассники)
Костя Мы к тебе.
Андрей Больного человека решили навестить.
Толя Спасибо! Хотите чаю?
Андрей Какой чай, нам уже в школу пора!
Толик Жалко, что так быстро уходите! Заходите еще.
Костя Обязательно зайдем, как в школу опоздаем, так и зайдем.
Андрей Мы ведь и сегодня опоздали. Хорошо Костик про тебя вспомнил. Вот мы и зашли.
Толик А при чем тут я?
Костя Как при чем? Придем сейчас в школу и скажем Анне Сергеевне: «Навещали больного».
Андрей Она и сердиться на нас не будет за опоздание.
Костя Еще и похвалит!
(Мальчики убежали)
Толик О-хо - хо! (загрустил)
Проговорился
Герои: Ирочка, попугай Чико, бабушка, подружки Света, Надя, ребята.
(Ира дрессирует попугая)
Ира Чико, скажи: «Мяу…мяу…мяу…»
Чико Мяу!
Ира Молодец, Чико! А теперь скажи «Гав-гав…гав-гав… гав-гав…»
Чико Гав!
Ира Умница! Скажи: «Здравствуйте, ребята! Здравствуйте, ребята!»
Чико - Здравствуйте, ребята!
Ира Молодец! Все, идем в школу, я тебя ребятам покажу.
Бабушка Сходи, Ирочка, в магазин за чаем.
Ира Вот еще! Мне некогда! Отстань!
Бабушка Внучка, прихвати мусор, по пути выбросишь.
Ира - Вот еще! Мне некогда! Отстань!
(Ира пришла с попугаем в клетке в школу. Ребята ее окружили)
Света Спроси-ка его что-нибудь. Пусть ответит.
Ира Сейчас спрошу. Только вы не шумите. Будь вежлив, Чико, поздоровайся с ребятами. Скажи: здравствуйте, ребята!
Чико Отстань!
(Ребята удивились, Ира смутилась)
Ира А как кошка мяукает? Помяукай нам, Чико.
Чико Вот еще!
Ира А как собачка лает? Полай: гав-гав! Ну, Чико!
Чико Очень нужно! Некогда мне!
(Ребята засмеялись, Ира рассердилась)
Ира Какой ты противный, Чико! Ничего говорить не хочешь.
Надя Как не хочет? Он нам многое сказал. Молодец, Чико!
План проекта является ключевой частью набора инструментов любого менеджера проектов. Конечно, хочется начать работать над задачами как можно скорее, но если вы найдёте время и наметите стратегию реализации проекта, вы сможете сэкономить деньги и ресурсы. Составные части вашего проекта будут постоянно сдвигаться, и вам понадобится шаблон плана проекта для отслеживания этих изменений.
Как же выбрать подходящий шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели их все и отобрали самые лучшие шаблоны проектных планов в Excel. В этой статье мы расскажем про различные виды шаблонов, а также объясним, когда лучше использовать каждый из них. Вы также сможете бесплатно загрузить шаблон плана проекта в Excel. Мы расскажем, что такое план проекта и как его создать в Excel, а также как его создать в Smartsheet, инструменте, упрощающим процесс управления и предлагающим дополнительные возможности для совместной работы.
Smartsheet
Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.
Шаблон плана работы с диаграммой Ганта
Загрузить шаблон плана проекта
План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.
Шаблон плана действий
Загрузить шаблон плана действий
План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.
Шаблон бизнес-плана
Загрузить шаблон бизнес-плана
Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.
- Перейдите на сайт сайт и войдите в вашу учётную запись (или попробуйте бесплатную 30-дневную версию).
- На вкладке "Домашняя" кликните "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
- Введите слова "диаграмма Ганта" в поле "Поиск шаблонов" и кликните по иконке в виде лупы.
- Вы увидите существующие шаблоны, но для нашего примера мы выберем шаблон "Простой проект с диаграммой Ганта". Кликните по синей кнопке "Использовать шаблон" в правом верхнем углу экрана поиска.
- Дайте название вашему шаблону, выберите, куда вы хотите его сохранить, а затем нажмите кнопку OK.
2. Укажите все ваши проектные данные
Откроется встроенный шаблон, содержащий образцы контента для справки, а также уже отформатированные разделы, подзадачи и под-подзадачи. В Smartsheet вы можете без труда добавлять и удалять столбцы, в зависимости от объёма вашего проекта.
Просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу и выберите "Вставить столбец справа" или "Вставить столбец слева", чтобы добавить столбец, или "Удалить столбец", чтобы удалить столбец. Чтобы удалить выделенную жёлтым цветом надпись в верхней части таблицы, кликните правой кнопкой по ней и выберите "Удалить строку".
- Добавьте ваши задачи в столбец "Название задачи". Вы заметите, что иерархия уже была отформатирована для вас. Введите ваши данные в поля Раздела 1, Раздела 2 и Раздела 3 (так называемые "родительские строки". Дополнительные сведения о том, что такое иерархии, см. ).
- Введите ваши задачи и подзадачи строки, расположенные под родительскими.
- Слева от каждой строки вы можете добавить вложения непосредственно к задаче (идеально подходит для вложения списков заинтересованных лиц, бюджетов и т.д.) или начать обсуждение какой-либо проблемы.
3. Добавление даты начала и срока выполнения
- Добавьте даты начала и сроки выполнения для каждой задачи. Если вы нажмёте и перетащите любой конец полоски задачи на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически изменит даты в вашей таблице.
- Кликните по ячейке в любом из столбцов дат.
- Нажмите на иконку календаря и выберите дату. Вы также можете ввести дату в ячейку вручную.
4. Введите данные о % выполнения и исполнителях
Столбцы "Выполнено (%)” и "Ответственное лицо" содержат дополнительную информацию о вашем проекте и улучшают его прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто ответственен за задачи и на какой стадии находится процесс выполнения.
На диаграмме Ганта тонкие полоски внутри полосок задач означают процент выполнения работы для каждой задачи.
- В столбце "Выполнено (%)" укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента.
- В столбце "Ответственное лицо" выберите имя исполнителя из вашего раскрывающегося списка контактов или введите имя вручную.
Как же организовать праздник своими силами? Или, может, предоставить это ответственное дело профессионалам? Не торопитесь с ответом.
Как составить план организации праздника
Итак, вам поручили организацию корпоративного праздника (чаще всего организацию поручают секретарю, помощнику руководителя или менеджеру отдела по работе с персоналом). Обычно на подготовку корпоративного праздника уходит 10–14 дней (для Нового года необходимо как минимум три недели). Не забывайте, чем больше заказов, тем труднее подобрать банкетный зал, пригласить артистов и тамаду, приобрести необходимые аксессуары. Кроме того, чем меньше времени остается до планируемого мероприятия (имеются в виду Новый год, 14 февраля, 8 марта и т.д.), тем выше поднимаются цены. Чтобы организовать праздник, надо придерживаться некоторых правил, создать план организации праздника. Разделите всю организацию праздника на два этапа – подготовку праздника и проведение праздника.
Прежде чем начать подготовку к празднику, необходимо оговорить с начальником следующие пункты:
Определение цели проведения мероприятия
Если главная цель проведения мероприятия – просто банкет (или пикник), вам лучше обратить к стационарному или выездному ресторану или, прочитав дальнейшие рекомендации по организации банкета, воспользоваться ими. Если же главной целью проведения праздника (или другого события) является формирование корпоративной культуры организации, то необходимо будет позаботиться и о сценарии праздника, и о ведущем, и о банкете, и о многом другом. Другими словами, стать психологом, педагогом, режиссером и талантливым организатором, чтобы получить максимальную отдачу от финансовых вложений в проведение мероприятия. Настройтесь на то, что для вас это будет не праздник, а тяжелая работа. Однако этот труд поможет вам приобрести необходимый опыт и стать незаменимым сотрудником по организации и проведению корпоративных праздников.
План организации праздника
Определение бюджета, необходимого для организации мероприятия. При составлении бюджета нужно:
Составить список приглашенных (кстати, от того, кого будет больше – мужчин или женщин – зависит крепость и количество спиртных напитков);
Определить место проведения праздника;
Продумать меню банкета;
Спланировать оформление помещения и техническое обеспечение;
Решить, необходим ли транспорт, фото– и видеосъемка;
Позаботиться о подарках и призах;
Решить, нужно ли освещение вашего мероприятия в средствах массовой информации и Интернете.
Определение вида мероприятия
Вид праздника зависит от вашей фантазии и средств. Можно организовать:
Банкет (шведский стол / фуршет) с культурно-развлекательной программой;
Пикник на природе;
Праздник на теплоходе (пароходе);
Спортивный праздник с играми и соревнованиями.
Провести что-то более оригинальное (костюмированный бал-маскарад, экстремальный праздник, праздник с национальными обрядами и т.д.). Вам помогут в агентствах по организации праздников.
Выбор места проведения мероприятия
Это во многом зависит от бюджета. Но не менее важно учитывать характер предстоящего мероприятия, количество гостей и их пристрастия, а также присутствие посторонних гостей, членов семей сотрудников. Важно, будут ли на празднике дети. Выбрать можно – от помещения вашей фирмы (офиса, предприятия и т.д.) до банкетных залов ресторанов всех уровней, различных клубов, загородных пансионатов и баз отдыха, теплоходов и т.д.
Составление плана-сценария мероприятия
План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника, и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника. Решается вопрос о договорах-подряда по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о выполнении работ в конце праздника.
Подробные сценарии удобны, но не дают возможности импровизировать. Гораздо лучше набросать сценарный план, который включает основные моменты, временной регламент и общую последовательность событий. Этот план следует тщательно проработать. Если в подготовке можно о чем-то забыть, а затем заметить и исправить ошибку, то во время проведения мероприятия второй попытки не будет. Любая ошибка ведущего программы или музыкантов будет заметна.
С ведущим праздника, лучше познакомиться лично и рассказать ему все о своем празднике и о приглашенных гостях. Ведущий, второй человек, после администратора на празднике, и от того, как он почувствует дух компании, будет зависеть проведение мероприятия и вся организация праздника.
С точки зрения психологов, людям больше всего запоминается начало и конец торжества. В связи с этим, в конце мероприятия необходимо запланировать кульминацию праздничной программы. Это может быть праздничный салют или выброс шаров с предсказанием судьбы или что-то такое, чего никто не ждет.
И самый последний штрих – доставка гостей от места проведения мероприятия до дома. Довольные и немного уставшие от праздничного веселья гости не должны думать, как и на чем они доедут из ресторана или загородного клуба до дома.
Примерная схема плана организации праздника:
Проверка акустических возможностей зала;
Определение способов украшения зала (декор, цветы, шары);
Выбор способа рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т.д.);
Определение места для кухни в случае работы с выездным рестораном;
Определение места для переодевания артистов;
Составление регламента – расписания всего сценария культурной программы;
Составление регламента выноса и подачи блюд;
Подготовка схемы проезда и парковки машин, решение вопроса с пропусками;
Проверка наличия удобств общего пользования (их количество и качество);
Определение места размещения гардероба (если нет стационарного);
Составление маршрута разъезда транспорта;
Составление общего регламента праздника;
Уточнение плана размещения и функций охраны (иногда встает вопрос питания охраны);
Проверка сценария программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры (для максимальной отдачи от средств, вложенных в праздник);
Заранее определить лучшие видовые точки для фото– и видеосъемки праздника и согласовать их со специалистом;
Согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка;
Согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника (если все делается своими силами, без специалиста), количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника (электрик, сантехник, гардеробщик, инженер и др.) и их время работы (иногда встает вопрос об их питании);
Подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем, остались приятные воспоминания о мероприятии.
Разработка плана мероприятий не представляет затруднений для специалиста по управлению проектами. Однако автору многократно доводилось наблюдать, как авторитетные руководители составляли довольно сумбурные планы, из которых никак нельзя было заключить, каким же образом будет достигаться цель повышения эффективности работы направления, подразделения или предприятия в целом. Вместо конкретных действий в планах фигурировали лишь декларации с неопределенными сроками и результатами.
План мероприятий это документ, который определяет цели, конкретные действия (работы или мероприятия), требования к их результатам, сроки выполнения и исполнителей этих действий.
Совокупность мероприятий (в указанном понимании) представляет собой проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов или программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности .
Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. Обманчиво простая форма плана мероприятий требует (если, конечно заказчик заинтересован в получении реального результата) кропотливой вдумчивой работы. Нет нужды напоминать о том, что «самое главное в производстве – это подготовка производства» и что хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта.
Рекомендации по организации работы, предшествующей появлению плана мероприятий, содержится в многочисленных руководствах по повышению эффективности бизнеса, среди которых можно отметить , , и, как наиболее близкое к теме нашей статьи, .
В настоящей статье мы расскажем, как разработать целенаправленный и обоснованный план мероприятий, предварительно выполнив необходимую аналитическую работу. Для этого рассматривается один поучительный пример из практики автора, в котором использование ключевых показателей эффективности сочетается с техникой причинно-следственной диаграммы , «5 почему» и с обычным для менеджера проекта умением строить расписания проекта . Этот пример полезен еще и тем, что он типичен для многих предприятий сервисного бизнеса .
Структура плана
Приведенное выше определение плана мероприятий позволяет определить лишь самые общие требования к структуре (разделам) документа:
- Наименование
- Цели мероприятий
- Исполнители мероприятий
- Плановые сроки мероприятий
- Обоснование мероприятий
- План-график
- Требования к результатам
- Отчетность и контроль
- Приложения
Форма плана
Обязательными реквизитами плана мероприятий являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.
Подписи лиц, согласующих проект плана мероприятий, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован. В конце текста плана мероприятий или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.
Разработка содержания плана мероприятий
Идея метода
Постановка задачи: имеется продукт или направление деятельности организации, показатели качества которого необходимо улучшить.
Решение задачи предлагается осуществить в несколько шагов.
- Шаг 1. Точно описать продукт (продукты) рассматриваемого направления деятельности.
- Шаг 2. Определить основные показатели качества продукта (продуктов).
- Шаг 3. Классифицировать причины нарушения качества.
- Шаг 4. Оценить степень влияния выявленных причин на нарушение качества.
- Шаг 5. Предложить мероприятия, направленные на устранение или компенсацию выявленных причин.
- Шаг 6. Оценить степень влияния предполагаемых мероприятий на повышение показателей качества.
- Шаг 7. Ранжировать мероприятия по приоритетности, ориентируясь на степень их влияния на результат, срокам и стоимости; отобрать наиболее эффективные мероприятия.
- Шаг 8. Сформировать сетевой график мероприятий.
- Шаг 9. Сформировать временной график мероприятий, определить исполнителей.
Первый шаг включен в последовательность действий потому, что описание продукта (требований к нему) является определяющим для всего последующего процесса планирования. Если достаточно точного представления о продукте не сформировано, то дальнейшие действия обречены на неполноту или неэффективность.
Применение описанного метода проиллюстрируем примером.
Исходная ситуация
Сервисная компания (далее – СК) предоставляет в аренду оборудование и инструмент для ремонта нефтяных скважин, который выполняет специализированная компания по ремонту скважин (далее – КРС) (см. рис. 1). Оборудование доставляется в бригады КРС, работающие на месторождениях, в соответствии с заявками КРС в оперативном режиме. Заявка содержит требования к комплектации оборудования. Укомплектованное оборудование должно сопровождаться комплектом документов, подтверждающих его исправность и возможность использования. СК обеспечивает исправность оборудования, выполняя его техническое обслуживание и ремонт после возвращения его из КРС. Доставка выполняется транспортной компанией (далее – ТК), работающей у СК на субподряде. Некоторые виды ремонта и испытаний также выполняются субподрядчиками СК. КРС оплачивает время аренды или количество успешных операций, выполненных с помощью арендованного оборудования. Непроизводительное время бригады КРС, причиной которого стало арендованное оборудование, не оплачивается.
Описанное направление деятельности является для СК относительно новым, поэтому некоторые вопросы придется решать «с нуля».
Рис. 1. НК, КРС, СК и ее субподрядчики
Другие данные об исходной ситуации приводятся по ходу изложения ниже.
Требуется разработать годовой план мероприятий по повышению операционной эффективности компании.
Шаг 1. Описание продукта
Продуктом СК является оборудование, удовлетворяющее требованиям к:
- техническим характеристикам (тип, марка, размер, мощность, диаметр и т.п.) – определяются заявкой;
- ресурсу или надежности – определяются правилами ведения работ, руководствами по эксплуатации оборудования или договором между КРС и СК;
- комплектности – определяются руководствами по эксплуатации оборудования или заявкой;
- наличию сопроводительных документов – определяются правилами ведения работ и/или договором между КРС и СК;
- месту и времени доставки – определяются заявкой.
Нарушение хотя бы одного из перечисленных требований влечет невозможность использования оборудования в процессе ремонта скважины. Контроль соблюдения требований осуществляет мастер ремонтной бригады или супервайзер нефтяной компании (далее – НК), которая является заказчиком ремонта скважины.
Выполнение перечисленных требований должно быть обеспечено следующим бизнес-процессами СК соответственно:
- формирование оборотного фонда оборудования;
- обеспечение технической готовности (включает подпроцессы: ревизия, техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания);
- комплектация;
- управление документацией;
- доставка.
Таким образом, требования к продукту СК декомпозируются в требования к продуктам отдельных бизнес-процессов.
Шаг 2. Основной показатель качества
Напомним, что качеством продукта называется соответствие продукта требованиям клиента. Показатели качества являются количественными измерителями такого соответствия.
Наивный подход к определению показателей качества в нашем случае привел бы к простому набору из нескольких индикаторов несоответствий. Например, для данного вида оборудования необходимо иметь 5 сопроводительных документов, по факту привезли 3, следовательно, по выполнению требований к документам ставим «минус» и т.п.
Правильный взгляд на процесс (с точки зрения не потребителя продукта СК, а с точки зрения НК – потребителя продукта КРС) приводит к одному показателю – потерям производительного времени ремонтной бригады в процессе ремонта скважины . Действительно, НК заинтересована в минимальном времени простоя скважины в связи с ремонтом. Необходимое время ремонта определяется планом работ КРС; время, потраченное сверх нормативного, а тем более простои КРС не оплачиваются. Следовательно, КРС также заинтересована в минимизации потерь производительного времени. Заинтересована в этом, посредством системы тарификации, и СК.
Итак, основой показатель качества продукта СК – количество потерь производительного времени КРС (далее – ППВ), вызванных использованием арендованного оборудования. Измеряется этот показатель в бригадо-часах. Цель состоит в его минимизации.
Шаг 3. Классификация причин нарушения качества
ППВ связаны как с качеством самого продукта (т.е. доставленного в бригаду оборудования), так и с его эксплуатацией бригадой. Поэтому первый шаг классификации ППВ состоит в определении виновной в потерях стороны, которой могут быть:
- субподрядчики СК,
Следующий шаг классификации показан на рис. 2.
Рис. 2. Классификация причин потерь производственного времени.
Отметим, что в нашей классификации причины потерь соответствуют бизнес-процессам СК, которые, в свою очередь, отвечают видам требований к качеству продукта СК (см. шаг 0).
Итогом шага является причинно-следственная диаграмма нарушений качества, напоминающая диаграмму Исикавы и построенная по методу «5 почему».
Шаг 4. Степень влияния причин нарушения качества на результат
Для того, чтобы оценить степень влияния выделенных нами причин на результат, необходим аналитический учет по видам причин. Как правило, такой учет в СК ведется – хотя бы для того, чтобы корректно выставить претензии субподрядчикам или заказчику (КРС). На рис. 2 приведены соответствующие цифры.
Наибольшая доля потерь (80%) приходится на СК; в свою очередь, наибольшие проблемы (60%) связаны с процессом технического обслуживания и ремонта, призванного обеспечить исправность и достаточный ресурс предоставляемого заказчику оборудования.
Попробуем разобраться с проблемами ремонта глубже. Как и всякий производственный процесс, ремонт обеспечивается следующими ресурсами:
- технологией,
- производственными мощностями,
- запасными частями и материалами,
- персоналом,
- общей организаций производства.
По каждому из перечисленных видов ресурсов мы и зададим следующее «почему?» (третье по счету).
Следует признать, что редкие компании ведут корректный аналитический учет потерь качества в привязке к производственным ресурсам. Не была исключением и рассматриваемая СК. Поэтому для оценки степени влияния производственных ресурсов на качество продукта пришлось воспользоваться мнениями экспертов. В соответствии с ними по степени проблемности ресурсы выстроились следующим образом:
- недостаточная оснащенность производства (20%),
- отсутствие или несоответствие технологий ремонта (10%),
- нерациональная организация производства (10%),
- недостаточная квалификация персонала (10%),
- недостаточная мотивация персонала (5%),
- некачественные запчасти (5%).
Итогом шага является расширенная причинно-следственная диаграмма нарушений качества, на которой приведены количественные оценки влияния выделенных причин на нарушение качества.
Шаг 5. Предложение мероприятий
В первую очередь, как явствует из приведенных оценок, надо заняться обновлением производственных мощностей. Однако дело это дорогое и длительное. Поэтому на данном шаге мы, не сдерживая фантазию, попробуем предложить как можно больше разнообразных мероприятий, способствующих решению тех или иных проблем (см. рис. 3).
Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой
Рис. 3. Мероприятия.
На практике для изготовления рисунка, подобного рис. 3, полезно пользоваться доской или какой-либо программной средой типа MS Visio, поскольку придется дописывать и переставлять мероприятия и выстраивать из них причинно-следственные «грозди». Каждое мероприятия будет «бить» в одну или в несколько проблем, либо предшествовать по логике одному или нескольким мероприятиям (заодно появляется и прообраз сетевого графика мероприятий).
Отметим, что к категории проблем под названием «прочие» никакие меры принимать не предлагается, так как отнесение определенного процента нарушений к этой категории означает, что проблемы либо не настолько критичны, либо природа их неясна. В итоговой версии плана мероприятий «прочим» категориям могут быть посвящены действия, направленные на прояснение причин таких потерь, если, конечно, такие действия будут экономически оправданны.
Уже на этом шаге вполне можно оценить, насколько «легким» или «тяжелым» будет предлагаемое мероприятие с точки зрения его стоимости, продолжительности или иных факторов (например, степени сопротивления его выполнению). Тем не менее, повторим, что на данном шаге следует освободиться от предрассудков и максимально расширить спектр применяемых средств.
Итогом шага является диаграмма, в которой причинам потерь качества отвечают мероприятия, образующие причинно-следственную сеть.
В финальной версии такой диаграммы остаются, конечно, далеко не все мероприятия, которые были предложены во время «мозгового штурма», а только те, которые планируется выполнить. Общее время на реализацию мероприятий может быть определено либо исходя из необходимости достигнуть поставленную цель, либо как фиксированный период (например, год). Напомним, что в нашем примере для реализации мероприятий отводится один год.
Шаг 6. Оценка степени влияния мероприятий на результат
На этом шаге необходимо понять, насколько выполнение тех или иных мероприятий влияет на результат. В нашем случае – насколько те или иные мероприятия снизят ППВ.
Оценка улучшений рассчитывается исходя из того, что все мероприятия, отображенные на диаграмме, будут выполнены.
К требуемой оценке можно подойти двояко: либо мы определяем, какое улучшение возможно и рассчитываем целевое значение, либо целевое значение устанавливается, а размер улучшения рассчитывается. В ситуации, явившейся прообразом рассматриваемого нами примера, применялись оба подхода. Рассмотрим некоторые детали подробно.
Возьмем ППВ по вине заказчика оборудования – КРС. Основные потери связаны с некорректностью подачи заявки и с неправильной эксплуатацией оборудования в бригадах КРС.
Некорректность заявки означает неправильное указание типоразмера или комплектации оборудования. В свою очередь, неправильное указание типоразмера может быть обусловлено отсутствием (или сознательным неиспользованием) единого справочника оборудования либо ошибкой технолога, подготавливающего заявку.
Первая причина ликвидируется на первых этапах разъяснительной работой с технологами, созданием «бумажного» единого справочника , обязательного к использованию, а на финальных этапах – автоматизацией процесса заказа, когда единый справочник будет использоваться в рамках единой автоматизированной информационной системы.
Вторая причина, скорее всего, не устранима средствами, доступными СК. Ошибки будут, тем более, что часть из них в реальности обусловлена действиями НК, выдающей КРС определенный план работ по скважине.
В итоге, реальной оценкой будет снижение потерь по категории «некорректная заявка» наполовину, то есть в итоге на 1% от общего объема ППВ.
Аналогично, примерно наполовину удастся сократить потери, связанные с неправильной эксплуатацией оборудования. Здесь основными инструментами воздействия является налаженная претензионная работа, опирающаяся на данные контроля эксплуатации оборудования со стороны КРС. Однако, контроль эксплуатации все равно не будет тотальным, так как требует значительного увеличения ресурсов СК.
Прочие потери по вине КРС остаются неизменными.
Рассмотрим теперь потери, связанные с собственной производственной деятельностью СК.
Для оптимизации оборотного фонда оборудования (закупок необходимого оборудования, консервации, продажи или ликвидации ненужного) требуется предварительная аналитическая работа по расчету номенклатуры и объема оптимального оборотного фонда . Для этого необходимы данные о поведении случайных величин спроса на оборудование со стороны КРС и времени оборота, складывающегося из времени эксплуатации оборудования бригадой КРС на скважине, времени ремонта оборудования на базе СК, времени транспортировки оборудования и времени нахождения оборудования в состоянии технической готовности на складе СК . Требуемую статистическую информацию надо собирать не менее полугода. Финансовое ограничение также не позволит решить проблему оптимизации оборотного фонда полностью. Разумной оценкой будет улучшение по данному показателю на 5% от общего объема ППВ.
Целевое значение для улучшения качества ремонта (втрое в относительном измерении и на 40% ППВ в абсолютном) в нашем примере было поставлено «авторитарно». Тем не менее, это значение было подкреплено трезвыми оценками возможностей. А именно:
Суммируя полученные оценки по стрелкам причинно-следственной диаграммы потерь, получаем, что за счет планируемых мероприятий ППВ могут (и должны) быть снижены на 60% в течение года .
Полученный результат представляет собой целевое значение ключевого показателя качества и, соответственно, основную цель мероприятий. Диаграмма показывает, за счет чего достигается целевое значение.
После того, как будет сформирован график мероприятий (см. шаг 8), можно будет говорить о значениях целевого показателя, которые должны быть достигнуты поэтапно. Если предполагается, что целевое значение должно достигаться равномерно, то по известным формулам следует рассчитать целевые значения помесячно или поквартально.
Шаг 7. Ранжирование мероприятий
На этом шаге следует определить приоритетность предложенных мероприятий, принимая во внимание степень их влияния на целевые показатели мероприятий.
Фактически, шаги 4, 5 и 6 происходят одновременно или циклически во время рисования диаграммы проблем и мероприятий. Определяя приоритетность того или иного мероприятия, мы определяем приоритетность всех связанных с ним мероприятий (по логическим связям, которые показываются на диаграмме). Однако для независимых мероприятий необходимо определить приоритет, исходя как из количественных, так и из «политических» соображений.
Итогом шага должен являться упорядоченный по важности перечень независимых групп мероприятий.
В нашем примере важность всех групп мероприятий была признана одинаковой, иными словами, «наступление» на потери решено было вести «по всем фронтам» одновременно.
Шаг 8. Формирование сетевого графика мероприятий
Сетевой график для наших целей представляет собой диаграмму, показывающую логическую зависимость мероприятий. На диаграмме мероприятия изображаются вершинами графа и соединяются стрелками, если результаты одного мероприятия являются входными объектами для другого.
Вершинами графа являются как мероприятия, перечисленные ранее, так и дополнительные мероприятия, необходимость которых диктуется логикой.
Так, добавлены мероприятия, связанные со сбором статистической информации, необходимой для расчета оптимального объема оборотного фонда оборудования и норм расходов ресурсов на ремонт. Работам по автоматизации процессов СК предшествует постановка задачи (разработка технического задания) и выбор поставщика программного решения.
Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой
Рис. 4. Сетевой график мероприятий.
Шаг 9. Формирование временного графика
Временной график показывает, как должна разворачиваться реализация мероприятий во времени.
Для построения временного графика необходимо:
- иметь сетевой график мероприятий,
- оценить ресурсоемкость каждого мероприятия,
- оценить продолжительность каждого мероприятия, исходя из ограниченности ресурсов,
- привязать мероприятия к временной оси,
- определить исполнителей и иные необходимые ресурсы.
Построение временного графика – сложная задача (задача целочисленной оптимизации), поэтому на практике решается она в несколько итераций. Расположение мероприятий во времени не должно противоречить связям «предшествует – последует», указанным на сетевом графике. Объем мероприятий, в которых задействован некий ресурс, не должен превосходить объем (пропускную способность) этого ресурса. Продолжительность мероприятий, в которых задействованы внешние по отношению к организации исполнители, должна быть определена с учетом риска задержек по вине другой стороны. Максимально широко следует использовать распараллеливание мероприятий.
Необходимо внимательно подойти к временнoму характеру и определению продолжительности мероприятий. Именно, мероприятие может быть:
- однократным (например: подготовка технического задания или закупка определенного вида оборудования);
- периодическим (например: обучение);
- текущим (например: сбор статистической информации).
Продолжительность однократного мероприятия четко ограничена датами начала и окончания. Периодическое мероприятие характеризуется периодичностью и продолжительностью каждой реализации. Текущее мероприятие также ограничивается, как правило, датами начала и окончания, но простирается на весь период от запуска до конца периода планирования мероприятия. Чтобы пояснить различия между этими видами мероприятий, а также сослаться на правила, в соответствии с которыми производятся периодические или текущие мероприятия, в плане мероприятий используют поле «примечания».
Нередки случаи, когда в план мероприятий включаются мероприятия, связанные с разработкой некоторого подпроекта и его реализацией. В таких случаях, как правило, разработка плана подпроекта относится к вполне определенному сроку, продолжительность же реализации подпроекта может быть определена лишь приблизительно или вообще заранее не определена. В таком случае в общем временном графике мероприятий следует указать приблизительный интервал, сопроводив мероприятие примечанием о том, что оно осуществляется в соответствии с планом (заданием), утвержденным на предыдущем этапе (дать ссылку на пункт плана) и что его продолжительность подлежит уточнению в соответствии с указанным планом.
Аналогичную рекомендацию можно дать и для упорядочения периодических и текущих мероприятий. Если порядок их проведения заранее не определен, то в рамках планируемых мероприятий следует предусмотреть мероприятия по установлению такого порядка. Например, для периодических многосторонних технических совещаний вначале принимается регламент таких совещаний: устанавливается периодичность (скажем, один раз в месяц), порядок формирования повестки дня, обсуждения и принятия решений. Далее в план включается периодическое мероприятие «проведение технических совещаний», а в примечании указывается: «в соответствии с регламентом, см. п. … плана мероприятий»; при этом указанный регламент фигурирует в плане мероприятий как результат мероприятия, на который дана ссылка.
Если в план мероприятий внесено однократное мероприятие, по результатам которого запускается иной проект или текущая работа, то это указывается в примечании.
Помесячный график мероприятий для нашего примера приведен в табл. 1.
Табл 1. Временной график мероприятий.
Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой
После разработки содержательной части плана мероприятий, построения диаграмм и графиков, выполнения расчетов можно приступить к оформлению документа.
Наименование
Наименование документа обычно выглядит как:
План мероприятий по…
Программа мероприятий по…,
если речь идет о большой систематической работе.
В любом случае наименование должно быть кратким, точно характеризующим основную цель мероприятий, а также, при необходимости, место и период выполнения мероприятий. Например:
Программа развития сервиса нефтепромыслового оборудования по Нижневартовскому региону на 201Х год.
Цели мероприятий
В этом разделе документа кратко формулируются основные цели мероприятий.
Порядок перечисления целей определяется приоритетом целей; целевые количественные показатели предшествуют качественным. Оба типа показателей должны допускать объективное измерение. При формулировке целей возможно краткое пояснение, за счет чего предполагается достижение данной цели. Количество указываемых целей не должно превышать 3 – 5. Обилие целей затрудняет проверку их достижения.
Например:
Целями мероприятий являются:Или:1. Сокращение потерь производительного времени заказчиков по Нижневартовскому региону не менее, чем на 60% от уровня 201Х-1 г. до конца 201Х года и ежемесячно в течение 201Х г. не менее, чем на 8% по сравнению с предыдущим месяцем.
2. Достижение рентабельности по направлению сервиса нефтепромыслового оборудования за 201Х г. не менее 5% за счет оптимизации организации бизнеса направления.
3. Увеличение выручки направления сервиса нефтепромыслового оборудования за счет принятия на обслуживание новых заказчиков в 201Х г.
Целью мероприятий является разработка унифицированных положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников ООО «ААА», ООО «БББ», ООО «ВВВ».
Недопустимо отсутствие целей, указание чисто декларативных целей, целей без установления объективно измеримых количественных или качественных показателей.
Исполнители мероприятий
В этом разделе перечисляются исполнители мероприятий в соответствии с временным графиком, построенным на шаге 8.
Исполнители группируются по организациям, если в мероприятиях принимают участие несколько организаций. В таком случае указывается головная организация (стоит в перечне первой), руководитель мероприятий, руководители рабочих групп по организациям, кураторы мероприятий и т.д.
При необходимости следует указать, что:
По указанию руководителя мероприятий к участию в мероприятиях могут привлекаться работники <указываются наименования организаций и/или их подразделений> по согласованию с их непосредственными руководителями.
Если некоторые исполнители должны быть назначены или выбраны по итогам выполнения некоторых этапов мероприятий, то наименование таких исполнителей указывается условно (кратко описывается его роль в реализации мероприятий) и дается пояснение, как и когда определяется конкретный исполнитель. Например:
Подрядчик-поставщик АИС – подрядчик Общества, поставляющий программное обеспечение; определяется по итогам конкурса на этапе 7.
Плановые сроки мероприятий
В этом разделе указываются плановые сроки начала и окончания выполнения мероприятий, исходя из временного графика, полученного на шаге 8.
Обоснование мероприятий
Этот раздел плана мероприятий не является необходимым, но полезен для обоснования поставленных целей и предлагаемых для их достижения средств. Возможно перенесение этого раздела в приложение к плану мероприятий.
В зависимости от предмета мероприятий в данном разделе могут быть помещены описания ситуации «как есть» (до выполнения мероприятий) и «как будет» (после выполнения мероприятий), включая количественные оценки в разрезе целевых показателей, упомянутых в разделе «Цели мероприятий».
План-график
Этот раздел является центральным для плана мероприятий. В нем мероприятия группируются в этапы (по времени) или иные разделы, а для каждого отдельного мероприятия указываются:
- порядковый номер или условное обозначение;
- полное наименование мероприятия;
- требуемый результат;
- сроки выполнения (начало, окончание или периодичность);
- место выполнения;
- исполнители (в том числе, ответственный исполнитель);
- примечания.
Форма представления информации о мероприятиях в данном разделе может быть разной. При выборе формы следует руководствоваться принципами полноты информации и наглядности.
Весьма удобна следующая комбинированная форма, которой мы уже воспользовались выше (табл. 1).
Если исполнители однотипных мероприятий находятся в разных организациях, то можно воспользоваться двумя таблицами – общим планом работ (табл. 2) и традиционным временным графиком (табл. 3).
Табл. 2. Образец общего плана работ.
Табл. 3. Образец временного графика.
Наименование мероприятия должно быть кратким и точно определять суть мероприятия. Обобщенные формулировки допускаются для наименования блоков мероприятий – разделов плана. Наименование мероприятия начинается, как правило, отглагольным существительным, указывающим на предпринимаемое действие (например: разработка, построение, создание, внедрение, приобретение и т.п.); следующие слова описывают объект действия (например: приобретение лицензий, формирование разделительного баланса, сбор статистической информации и т.п.). Желательно, чтобы наименования мероприятий, при их упоминании вне полного контекста плана работ, позволяли бы идентифицировать выполняемые действия (например: вместо двух мероприятий с наименованием «приобретение лицензии» в двух разных разделах плана лучше написать «приобретение лицензий на бухгалтерское программное обеспечение» и «приобретение лицензий на технологию выполнения сварочных работ»).
Наименование результатов мероприятий также должно быть предельно конкретным. Не беда, если в наименование результата надо будет повторить часть наименования мероприятия (например: мероприятие – «заключение договора на поставку запасных частей», результат – «заключенный договор на поставку запасных частей»; отметим, что краткая формулировка «заключенный договор» не будет идентифицировать результат, если перечень результатов мероприятий будет процитирован в другом документе без указания наименования мероприятий).
Следует различать мероприятия, приводящие к различным результатам. В свою очередь, различия результатов могут проявляться в статусах соответствующих объектов. Например, общее мероприятие «заключение договора» бывает целесообразно разделить на «подготовку проекта договора» с результатом «проект договора», «согласование проекта договора с контрагентом» с результатом «согласованный с контрагентом проект договора» и «подписание договора» с результатом «подписанный договор». Целесообразность этого обусловлена в различии исполнителей (проект договора готовит одна сторона, согласуют и подписывают обе), а также необходимостью разделения сроков выполнения (подготовка проекта договора – процесс, полностью контролируемый одной стороной; согласование – двусторонний процесс с риском затягивания по вине другой стороны).
Требования к результатам
В этом разделе приводятся требования к результатам мероприятий или ссылки на источники таких требований (например, отраслевые стандарты или локальные нормативные акты организации).
Раздел с описанием требований к результатам обязателен, если такие требования не являются общеизвестными или не установлены действующим законодательством или локальными нормативными актами организации. В частности, специфические требования к назначаемым или выбираемым исполнителям могут быть сформулированы в данном разделе документа.
Отчетность и контроль
Этот раздел посвящен формам и методам контроля за выполнением мероприятий.
Если в организации имеется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок управления проектами, в котором с надлежащей детальностью описаны формы и методы контроля выполнения проектов, то в данном разделе плана мероприятий достаточно дать ссылку на соответствующие разделы такого нормативного акта с уточнением персоналий.
В противном случае в данный раздел плана мероприятий необходимо включить минимальный набор положений, обеспечивающих контроль за выполнением мероприятий.
Отчеты о выполнении мероприятий подготавливаются, как правило, по всей вертикали управления мероприятиями, начиная с рядовых исполнителей до куратора мероприятий, который отчитывается перед органом, утвердившим план. Частота предоставления отчетов при этом убывает при движении по вертикали управления снизу вверх. Главную контрольную функцию выполняет куратор мероприятий; финальные решения по мероприятиям принимает орган, утвердивший план мероприятий. Например:
Руководитель рабочей группы еженедельно (в понедельник недели, следующей за отчетной, до 10.00 московского времени) отчитывается по установленной форме о ходе проекта куратору мероприятий.Куратор мероприятий отчитывается о выполнении мероприятий перед генеральным директором не реже одного раза в две недели.
Контроль мероприятий, включающий согласование рабочих планов, проверку соблюдения сроков выполнения мероприятий, проверку (экспертизу) соответствия результатов мероприятий установленным требованиям, осуществляется куратором мероприятий.
Формы отчетности могут содержать информацию о выполнении целевых показателей проекта и административную информацию о соблюдении сроков выполнения мероприятий, назначении исполнителей, планируемых действиях (детализирующих мероприятия плана), проблемах по ходу выполнения мероприятий.
- Выполняемые этапы.
- Полученные результаты.
- Планируемые действия.
- Проблемы.
- Предложения.
Приложения
В приложения к плану мероприятий может быть вынесена вся информация, которая необходима для реализации мероприятий, но не была отражена в перечисленных выше основных разделах плана.
К такой информации могут относиться:
- планы использования ресурсов, в том числе финансовых (иными словами, бюджет мероприятий);
- план коммуникаций и иных действий, сопровождающих выполнение мероприятий;
- анализ рисков мероприятий.
Литература
- Pyzdek Th. The Six Sigma Project Planner: A Step-by-Step Guide to Leading a Six Sigma Project Through DMAIC – McGraw-Hill. – 2003. – 232 p.
- Pyzdek Th., Keller P. The Six Sigma Handbook. – McGraw-Hill. – 2010. – 548 p.
- Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
- Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.
- Демидов Е.Е. Эффективное использование оборотного фонда. / Справочник экономиста. – 2013. – № 1. – с. 80 – 87.
- Майкл Дж. Л. Бережливое производство + шесть сигм: комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2005. – 360 с.
- Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Четвертое издание. (Русский перевод.) – Project Management Institute. – 2008. – 463 с.
Она же «диаграмма Исикавы» и «диаграмма рыбьей кости».
Они же «временные графики», «ленточные графики» или «графики Ганта».
Define – Определяй, Measure – Измеряй, Analyze – Анализируй, Improve – Улучшай, Control – Проверяй.
К таким потерям относятся: простои (в т.ч. ожидания), аварии, повторные операции (операции, не предусмотренные планом работ, но выполняемые вследствие неуспешности предусмотренных операций), невыполнения норм по скорости работ, прочие аналогичные виды потерь.
О том, как это может быть сделано, рассказано в .
Полученная информация будет основой для борьбы со снижением вариабельности указанных случайных величин в духе «шести сигм», которая во всей полноте должна развернуться на следующий год проекта.
Предприятия-изготовители всячески ограничивают распространение технологий обслуживания и ремонта, чтобы избежать появления конкурентов.
В идеале, конечно, потери должны быть снижены до нуля, однако при имеющихся ограничениях, в том числе и временных, определенные нами 60% представляют реальную цель. Указание нереальных целей девальвирует как план, так и весь проект.
Линейным (арифметическая прогрессия) или нелинейным (геометрическая прогрессия) способом. В нашем примере целью было поставлено ежемесячное сокращение ППВ не менее, чем на 8% от уровня предыдущего месяца – с небольшим опережением, поскольку 100 x (1 – 8/100)12= 36.8.
В реальном плане указываются Ф.И.О. исполнителей.
НПО – нефтепромысловое оборудование.
Полезно сразу ограничить объем такого рапорта, скажем, то одной страницы – тогда руководитель проекта вынужден будет отдать предпочтение наиболее существенным достижениям, планам и проблемам.
